Comment entretenir une bonne collaboration avec un télésecrétariat médical ?
Un télésecrétariat médical est un service dédié à tous les professionnels de la santé souhaitant déléguer certaines tâches pour assurer le bon fonctionnement de leur cabinet. Les télésecrétaires peuvent se charger de l’accueil téléphonique des patients, de la gestion de l’agenda du soignant, de la saisie de données médicales, et bien d’autres tâches encore.
Certes, vous trouverez un bon nombre de prestataires en télésecrétariat médical sur internet. Cependant, certains ne sont pas aussi fiables qu’ils le prétendent et leur efficacité peut également dépendre de vos consignes.
Les critères à prendre en compte pour choisir le bon prestataire
En faisant une recherche de service de télésecrétariat médical sur Google, vous pourrez trouver jusqu’à 150 000 résultats. Trouver le prestataire idéal n’est donc pas évident. Afin de limiter les choix, il est tout d’abord nécessaire que vous définissiez vos attentes. Pour cela, posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les besoins actuels de mon cabinet ?
- Quel est le niveau de soutien dont j’ai réellement besoin en ce moment ?
- Quelle serait ma solution idéale de télésecrétariat ?
En fonction de vos réponses, vous pourrez faire une petite sélection de ceux qui proposent ce dont vous avez besoin. Ensuite, pour réduire encore plus les choix, voici quelques critères généraux à prendre en compte afin d’identifier un prestataire performant :
- Une expérience solide dans le domaine médical
- Une ancienneté de plus de 5 ans
- Une bonne réputation
Demander une démonstration ou un essai
Une fois que vous aurez fait votre choix, il serait plus judicieux de d’abord demander une démonstration ou un essai avant d’entamer votre collaboration. En faisant cela, vous pourrez avoir la certitude que les services proposés par le prestataire en télésecrétariat médical vous conviennent vraiment. Et si ce n’est pas le cas, vous pourrez encore vous désister et en chercher un autre.
Une démonstration va notamment vous aider à comprendre le niveau d’assistance que vous recevrez. Vous verrez la manière dont le prestataire répondra à vos demandes et à vos horaires. Cela vous permettra ainsi de voir si les compétences et la façon de faire de ce dernier vous seront utiles et vous conviennent. En outre, un prestataire sérieux et surtout à la hauteur qui a confiance en ses compétences n’hésitera pas à vous accorder une période d’essai pour vous montrer son savoir-faire.
Définir des attentes claires et précises
Une fois que vous aurez validé votre prestataire en télésecrétariat médical, la première chose que vous devez faire est de fixer vos attentes. Celles-ci doivent être bien claires et précises dès le départ pour éviter toutes confusions et les mauvaises surprises à l’avenir. Pour cela, privilégiez une discussion en temps réel avec ce dernier. La meilleure façon d’y procéder est d’organiser une réunion par visioconférence ou faire un appel téléphonique.
Durant votre discussion, passez en revue tous les besoins de votre cabinet et tous les points essentiels de votre collaboration. Il est important que vous soyez bien clair sur la façon dont vous souhaitez être assisté pour que le prestataire puisse bien faire son travail. Donnez-lui notamment votre emploi du temps et informez-le des horaires auxquelles vous souhaitez être disponible.
Communiquer régulièrement avec votre prestataire
Pour entretenir une bonne collaboration avec votre prestataire en télésecrétariat médical, il est important que vous soyez régulièrement en contact. En effet, si vous voulez obtenir satisfaction, il ne suffit pas que vous lui donniez juste des consignes au départ. Vous devrez toujours avoir un suivi du travail que ce dernier effectue pour votre compte afin de voir si ses services continuent à vous convenir.
Ainsi, vous pourrez demander des modifications ou des améliorations si cela s’avère nécessaire. D’ailleurs, communiquer régulièrement avec votre prestataire poussera ce dernier à toujours réellement s’investir dans son travail.
