Le tourisme d’affaires est un secteur qui se développe de plus en plus au sein de l’économie. Il s’agit d’un concept relativement nouveau, car il n’y a pas si longtemps, une personne voyageant pour affaires n’était pas considérée comme un touriste. En effet, selon le dictionnaire, le terme tourisme désigne un voyage effectué principalement à des fins de divertissement. Afin d’accroître la productivité et de réduire les coûts, de plus en plus d’entreprises font appel à des agences spécialisées dans les voyages d’affaires.
Les avantages de recourir à une agence de voyages d’affaires ?
Les agences de voyages d’affaires ont plusieurs fonctions et proposent diverses solutions aux entreprises qui décident de les engager pour s’occuper de leurs voyages. Afin d’atteindre les objectifs des voyages, leur gestion doit être effectuée de manière approfondie.
Réduction des coûts
De nombreuses personnes pensent qu’il est nécessaire de faire d’énormes investissements pour engager une agence de voyages d’affaires. En fait, bien que l’accompagnement voyages d’affaires par une agence ait un coût supplémentaire, il est nettement inférieur aux dépenses que les entreprises qui ne disposent pas de l’expérience et des contacts nécessaires pour la planification et l’exécution des voyages doivent supporter.
Comme les agences de voyages d’affaires travaillent avec des demandes importantes, elles ont un plus grand pouvoir de négociation avec leurs fournisseurs. Nombre de ces agences établissent généralement des partenariats avec des entreprises du secteur du tourisme. En pratique, il est possible d’obtenir des tarifs réduits pour les billets d’avion et l’hébergement, ainsi que pour la location de voitures, les transferts, la couverture d’assurance, entre autres avantages.
Agilité dans la délivrance des documents
Lors de la planification d’un voyage d’affaires, il est très important de prêter attention à la délivrance, au renouvellement, aux délais et aux dates d’expiration des passeports et des visas. Il arrive que de nombreuses entreprises laissent cette responsabilité à un employé qui n’a pas beaucoup d’expérience, le processus peut ainsi devenir encore plus lent. Pour cela, l’agence est la meilleure option. Des professionnels qualifiés savent exactement comment et ce qu’il faut faire pour rendre ces processus plus souples.
Contrôle détaillé des dépenses
Des plateformes en ligne, proposées par les agences, intègrent en un seul lieu toutes les informations et les moyens nécessaires au salarié pour planifier son propre voyage d’affaires. Dans cette ressource, tout est réservé en ligne et personnalisé. En plus de la réduction des coûts, il est possible d’avoir un meilleur contrôle des dépenses, de la gestion des flux et de la génération de rapports de voyage.
Avec des coûts variables dans un voyage d’affaires, il n’est pas facile de les contrôler parfaitement. Les agences disposent de systèmes qui permettent l’émission de rapports de gestion très précis sur les dépenses de chaque voyage effectué. Il est également possible de classer les dépenses par type, employé ou prestataire de services.
Assistance et conseils
Les événements imprévus et les urgences peuvent survenir n’importe où. Lorsqu’il s’agit d’un employé en voyage d’affaires, l’attention doit être encore plus grande. Puisqu’ils représentent l’entreprise, leur bien-être ainsi que leur sécurité sont la responsabilité de l’entreprise. Les agences offrent ainsi un soutien 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Dans ce cas, avant que le voyage ait lieu, l’employé reçoit un numéro de téléphone à contacter en cas d’urgence.
De nombreuses agences proposent par ailleurs, des services de conseil en matière de gestion des voyages. Avec l’aide de professionnels du secteur, les entreprises peuvent analyser les données antérieures, prendre des décisions précises et tracer des stratégies prometteuses quant à la réalisation des objectifs fixés pour chaque voyage.
Conclusion :
En déléguant la préparation et l’exécution à une agence spécialisée dans les voyages d’affaires, l’entreprise disposera d’une série de solutions qui faciliteront son fonctionnement quotidien. En conséquence, vos cadres seront également plus concentrés, plus productifs et plus impliqués dans la croissance de l’entreprise.
